TAREKS Nedir? İthalatta Ürün Güvenliği Denetimi Nasıl Yapılır?
Ürünler sipariş edilmiş, ödeme yapılmış ve yükleme tarihi yaklaşmış olabilir. Tam bu aşamada tedarikçiden gelen teknik belgelerin satın alınan modelle eşleşmediğinin fark edilmesi, ithalat planını zorlaştırır. Üreticinin “Bu ürünü birçok ülkeye satıyoruz” açıklaması da Türkiye’deki denetim hazırlığını tek başına tamamlamaz. İthalatçının, ürünün hangi teknik şartlar açısından değerlendirileceğini ve elindeki belgelerin neyi gösterdiğini bilmesi gerekir. TAREKS işlemleri, bu hazırlığın önem kazandığı alanlardan biridir.
TAREKS hakkında araştırma yapan firmalar genellikle üç soruya yanıt arar: Ürünüm kapsamda mı, hangi belgeleri hazırlamalıyım ve işlem ne kadar sürer? Bu soruların tamamına ürün bilgilerini görmeden kesin cevap vermek sağlıklı değildir. Ancak sistemin işleyişini anlamak, üreticiden doğru belgeleri istemeyi ve denetim sürecine daha hazırlıklı girmeyi sağlar. Özellikle ilk kez ithal edilecek bir modelde, teknik uygunluk konusunu satın alma kararının parçası yapmak önemlidir.
TAREKS Nedir, Ne İçin Kullanılır?
TAREKS, Dış Ticarette Risk Esaslı Kontrol Sistemi’nin kısaltmasıdır. Ticaret Bakanlığının yürüttüğü sistem, kapsamındaki ithalat ve ihracat denetimlerinin elektronik ortamda ve risk değerlendirmesine dayalı olarak gerçekleştirilmesine imkân verir. Güvenlik, teknik düzenlemelere uygunluk ve kalite gibi alanlarda yapılan kontrollerin daha etkin yürütülmesi amaçlanır. Bu yazıda sistemin özellikle ithal ürünlerle ilgili yönünü ele alıyoruz.
Risk esaslı yaklaşım, her ürün partisinin aynı şekilde fiili denetime alınması yerine, belirlenen kriterler doğrultusunda riskli görülen işlemlere odaklanılması anlamına gelir. Bu nedenle bir başvurunun izlediği yol, başka bir sevkiyatla tamamen aynı olmayabilir. İthalatçı açısından önemli olan, geçmişteki bir işlemin sonucunu bütün gelecek sevkiyatlar için değişmez bir sonuç olarak kabul etmemektir.
Ürününüzün TAREKS Kapsamında Olduğunu Nasıl Anlarsınız?
İthalatta ürün güvenliği denetimi kapsamı, ilgili ürün grubu için yayımlanan düzenlemeler üzerinden değerlendirilir. Ürünün adı, teknik özellikleri, kullanım amacı ve tarife bilgisi birlikte ele alınmalıdır. Denetlenecek ürünler ve uygulanacak usuller ilgili tebliğlerde belirlenir. Bu nedenle yalnızca tedarikçinin kullandığı genel ürün adına bakarak kapsam kararı vermek yerine, işlem tarihinde geçerli düzenleme incelenmelidir.
Bakanlığın bilgilendirmelerinde çeşitli sanayi girdileri ve iş makineleri gibi farklı ürün grupları için ayrı denetim düzenlemeleri bulunur. Buradan hareketle bütün ürünlerde aynı teknik dosyanın yeterli olacağını düşünmek doğru değildir. Bir ürünün hangi düzenleme kapsamında değerlendirildiği anlaşıldıktan sonra, o kapsamın gerektirdiği hazırlık yapılmalıdır. Ürün güvenliği alanındaki her ithalat denetimi de aynı başvuru yöntemiyle yürütülmez.
Pratikte ilk görüşmeye ürünün yalnızca satış bağlantısını göndererek başlamak yerine, model kodunu, üretici adını ve kullanım açıklamasını da eklemek faydalıdır. Örneğin aynı katalogdaki iki cihaz dışarıdan birbirine benzeyebilir, ancak teknik özellikleri farklı olabilir. İncelenmesi istenen modeli açıkça belirtmek, yanlış ürün üzerinden hazırlık yapılmasını önler. Tedarikçinin gönderdiği katalogda ilgili sayfanın işaretlenmesi bile değerlendirmeyi kolaylaştırabilir.
“TAREKS Belgesi” İfadesi Neden Karışıklık Yaratıyor?
Günlük konuşmalarda TAREKS belgesi ifadesi sık kullanılır. Ancak TAREKS’i üreticinin bütün ürünleri için aldığı tek bir teknik sertifika gibi düşünmemek gerekir. Sistem üzerinden yürütülen işlem ile ürünün uygunluğunu destekleyen teknik belgeler farklı işlevlere sahiptir. Bu ayrım yapılmadığında ithalatçı, üreticiden ne istemesi gerektiğini yanlış tarif edebilir ve ihtiyacı karşılamayan dosyalarla karşılaşabilir.
Tedarikçiye yalnızca “TAREKS belgenizi gönderin” demek yerine, ürün için yapılan ön değerlendirme sonucunda belirlenen belge ihtiyaçlarını açıkça iletmek daha yararlıdır. İstenen dokümanın adı, hangi modele ait olacağı ve hangi bilgileri içermesi beklendiği anlaşılır olmalıdır. Böylece üreticinin elindeki bütün dosyaları gelişigüzel göndermesi yerine, ilgili ürünle bağlantısı kurulabilen belgeler toplanabilir. Belgenin bulunması kadar doğru ürüne ait olması da önem taşır.
Teknik Belgelerde Önce Model Eşleşmesine Bakın
Üreticiden gelen bir dosyanın başlığında “test raporu” yazması, satın alınan ürünü kapsadığını tek başına göstermez. Ön incelemede rapordaki marka ve model bilgileriyle sipariş edilen ürün karşılaştırılmalıdır. Faturadaki model adı, ürün etiketi ve teknik dokümandaki tanım arasında açıklanamayan farklılıklar varsa, bunlar üreticiye sorulmalıdır. Farklı kodların aynı ürünü anlattığı söyleniyorsa bu ilişkinin anlaşılır biçimde açıklanması istenebilir.
Basit bir örnek düşünelim: Sipariş edilen cihazın model kodu A200, gönderilen rapordaki kod ise A100 olsun. Üreticinin bu iki ürünün benzer olduğunu söylemesi, dosyanın hangi ürünü kapsadığını açıklamaya yetmeyebilir. İthalatçı, model farkının teknik bir değişiklikten mi yoksa ticari adlandırmadan mı kaynaklandığını öğrenmelidir. Bu örnek belirli bir raporun kabul edilip edilmeyeceğine ilişkin karar değildir; sevkiyat öncesinde hangi sorunun sorulması gerektiğini gösterir.
Belgelerin yalnızca ilk sayfasını istemek de değerlendirmeyi zorlaştırabilir. Ekler, model listeleri veya ürün tanımının devamı dosyanın başka sayfalarında bulunabilir. Okunaklı ve bütün hâlindeki dokümanları toplamak, eksik sayfa nedeniyle yeniden yazışma yapılmasını azaltır. Üreticinin belge üzerindeki bilgileri gelişigüzel değiştirmesini istemek yerine, açıklama veya düzeltme ihtiyacının ilgili belgeyi düzenleyen tarafça usulüne uygun ele alınması sağlanmalıdır.
Ürün Üzerindeki Bilgileri Belgelerle Birlikte Değerlendirin
Ürün güvenliği hazırlığı yalnızca bilgisayardaki dosyalardan oluşmaz. Ürünün üzerinde, ambalajında veya beraberindeki dokümanlarda bulunan bilgilerin de incelemeye sunulması yararlı olabilir. Etiket fotoğrafları, üretici tanımlaması ve ürünle birlikte gönderilen kullanım açıklamaları, teknik dosyanın anlaşılmasına yardımcı olur. Hangi işaretleme ve bilgilendirmelerin gerekli olduğu ise ürünün tabi olduğu düzenleme üzerinden ayrıca belirlenmelidir.
Tedarikçiden fotoğraf isterken katalog görseli yerine sevk edilecek ürünü gösteren güncel fotoğraflar talep edin. Özellikle model etiketinin okunabildiği yakın çekimler kullanışlıdır. Üretici aynı gövdeyi farklı modellerde kullanıyorsa genel ürün fotoğrafı yeterli açıklık sağlamayabilir. Bu kontrolün yükleme öncesinde yapılması, ürün depodan çıktıktan sonra etiketin nasıl olduğunu öğrenmek için bekleme ihtiyacını azaltır.
TAREKS Başvurusu Nasıl Bir Sırayla Ele Alınır?
TAREKS başvurusu için hazırlık, kapsamın belirlenmesiyle başlamalıdır. Ardından firma ve kullanıcı işlemlerine ilişkin güncel koşullar, sevkiyat bilgileri ve ilgili başvurunun belge ihtiyaçları kontrol edilir. Elektronik başvuruda kullanılacak ürün bilgilerinin teknik dosyayla uyumu gözden geçirilir. Başvuru sonrasında sistemdeki bildirimler ve varsa ilgili denetim biriminin talepleri takip edilir; işlem, ürün grubuna ait usullere göre yürütülür.
İthalatçı firma bu süreçte teknik sorulara yanıt verebilecek bir iletişim kişisi belirlemelidir. Gümrük işlemlerini takip eden kişinin, üretim ayrıntılarını kendi başına bilmesi beklenemez. Üreticiyle bağlantıyı kuran çalışan ve gerektiğinde teknik ekip sürece dâhil olmalıdır. Talep edilen açıklamanın kim tarafından hazırlanacağı belli olduğunda, dosyanın farklı departmanlar arasında beklemesi önlenebilir. Bu görev paylaşımı özellikle çok sayıda model içeren başvurularda işe yarar.
Denetim Sürecinde Ek Bilgi İstenirse Ne Yapılmalı?
Ek bilgi talebi geldiğinde ilk yapılacak iş, talebin hangi ürün veya belgeyle ilgili olduğunu netleştirmektir. Üreticiye uzun bir yazışmanın tamamını yönlendirmek yerine, yanıtlanması gereken soruyu açıkça belirtmek daha etkili olabilir. Örneğin model listesinin açıklanması isteniyorsa, ilgili belge ve sipariş kalemi birlikte gösterilmelidir. Hazırlanan yanıtın gerçekten soruyu karşılayıp karşılamadığı gönderilmeden önce kontrol edilmelidir.
Birden fazla dosya paylaşılacaksa bunları anlamlı adlarla düzenleyin. “Belge1” ve “yeni dosya” gibi isimler yerine model ve doküman türünü belirten adlar kullanmak incelemeyi kolaylaştırır. Aynı belgenin farklı sürümleri varsa güncel olanı açıkça ayırın. Amaç daha fazla evrak göndermek değil, istenen açıklamayı doğru ve anlaşılır biçimde sunmaktır. Gereksiz dosya kalabalığı, asıl yanıtın bulunmasını zorlaştırabilir.
TAREKS İşlemleri Ne Kadar Sürer?
TAREKS işlem süresi için bütün ürünlere uygulanabilecek tek bir gün sayısı vermek doğru olmaz. Başvurunun izlediği denetim yolu, dosyanın durumu ve ek değerlendirme ihtiyacı işlem takvimini etkileyebilir. Üreticinin teknik sorulara geç yanıt vermesi de firmanın hazırlık süresini uzatabilir. Bu nedenle müşteriye veya üretim planlamasına teslim tarihi bildirilirken, yalnızca taşıma süresi esas alınmamalıdır.
Takvim oluştururken firmanın kontrol edebildiği işleri ayrı belirlemek faydalıdır. Teknik dosyanın toplanması, model bilgilerinin doğrulanması ve soruların üreticiye iletilmesi için iç hedef tarihler konulabilir. Denetim sonucuna ilişkin kesin süre sözü vermek yerine, hangi aşamanın tamamlandığını paylaşmak daha doğru bir iletişim sağlar. “İşlem sürüyor” açıklamasının yanında beklenen bilgi veya değerlendirme belirtilirse, şirket içindeki planlama daha gerçekçi yapılabilir.
Önceki İthalat Dosyası Yeni Sevkiyatta Nasıl Kullanılmalı?
Daha önce ithal edilen bir ürüne ait dosya değerli bir başlangıç kaynağıdır. Ancak yeni sevkiyattaki modelin, üreticinin ve teknik özelliklerin aynı olduğu doğrulanmalıdır. Üretici ürün üzerinde değişiklik yaptıysa, eski belgelerin yeni ürünle ilişkisi yeniden değerlendirilmelidir. Önceki işlemin hızlı tamamlanmış olması da yeni başvurunun aynı sürede sonuçlanacağı anlamına gelmez. Geçmiş deneyim hazırlığı kolaylaştırır; güncel kontrol ihtiyacını ortadan kaldırmaz.
Her model için küçük bir teknik arşiv oluşturmak, tekrarlanan ithalatlarda zaman kazandırabilir. Arşivde ürün fotoğrafları, açıklamalar, ilgili dokümanlar ve üreticinin verdiği teyitler bulunabilir. Yeni sipariş geldiğinde bu dosya üzerinden değişiklik kontrolü yapılır. Böylece her defasında bütün belgeleri yeniden aramak yerine, mevcut bilgilerin güncelliğine odaklanılır. Düzenli arşiv, farklı çalışanların aynı ürün hakkında tutarlı bilgiye ulaşmasını da sağlar.
Eksen Gümrük ile TAREKS Sürecinizi Planlayın
Eksen Gümrük olarak, TAREKS işlemleri kapsamında ürün ve sevkiyat bilgilerinizin değerlendirilmesine, belge ihtiyaçlarının belirlenmesine ve başvuru sürecinin takibine destek oluyoruz. Üreticiden gelen teknik dokümanların ilgili ürünle bağlantısının kurulmasını ve tamamlanması gereken bilgilerin firmanızla paylaşılmasını önemsiyoruz. Süreci yalnızca başvuru ekranına bilgi girilmesi olarak görmüyor, gümrük operasyonuyla birlikte ele alıyoruz.
İthal etmeyi planladığınız ürünün model bilgilerini, etiket fotoğraflarını ve mevcut teknik belgelerini paylaşarak ön değerlendirme talep edebilirsiniz. İthalatta ürün güvenliği ve TAREKS danışmanlığı ihtiyaçlarınız için +90 532 651 98 13 numaralı telefondan Eksen Gümrük ile iletişime geçebilirsiniz.